Czas to pieniądz, ale czy potrafimy dobrze go wykorzystać? Dla rentowności przedsiębiorstwa kluczowa jest jego produktywność, a ta zależy od ludzi. Tymczasem, jak wynika z raportu za 2017 rok przygotowanego przez firmę VoucherCloud, w ciągu 8-godzinnego dnia pracy wydajnie pracujemy najwyżej przez 2 godziny i 53 minuty!
Produktywność polskich przedsiębiorstw jest dużo niższa niż firm amerykańskich czy zachodnioeuropejskich. Dlaczego tak się dzieje i jak to zmienić podpowiada Mikołaj Dramowicz, założyciel i prezes zarządu datapax – firmy doradczej wyspecjalizowanej w automatyzacji i optymalizacji produkcji oraz przepływu informacji.
Chociaż ostatnie dwudziestolecie przyniosło rewolucyjne zmiany w kwestii wydajności pracy, produktywność polskich pracowników niemal się w tym czasie podwoiła, nadal pod tym względem krajowe firmy znacząco odbiegają od światowych standardów. Okazuje się, że w takim samym czasie Polacy wytwarzają zaledwie 46 proc. tego, co osoby zatrudnione w Stanach Zjednoczonych. W Europie najbardziej wydajnie pracują Norwegowie (98 proc.) i Francuzi (80 proc.) – wynika z badania tempa wzrostu produktywności przeprowadzonego przez firmę Conference Board, zajmującą się analizą rynku pracy.
Jak spędzamy czas w pracy i na co go tracimy? Po pierwsze na aktywności niezwiązane z wykonywaniem naszych zawodowych obowiązków: czytanie rozmaitych informacji, przeglądanie mediów społecznościowych, a nawet… na szukanie kolejnej pracy. – Przyjmując tylko takie wyjaśnienie, można by uznać, że odpowiedzialność za mało wydajną pracę leży jedynie po stronie pracowników, tymczasem zjawisko niskiej produktywności jest o wiele bardziej złożone – mówi Mikołaj Dramowicz – założyciel i prezes zarządu datapax. I dodaje: – Niska produktywność ma w dużej mierze związek z niedoskonałą organizacją pracy, niedopracowanymi lub wręcz nieistniejącymi procedurami, a także brakiem odpowiednich narzędzi, które pozwalają weryfikować na ile prawidłowo pracownik wykonuje powierzone mu zadania i czy przestrzega regulaminu przedsiębiorstwa. Zidentyfikowanie realnych przyczyn problemu to pierwszy krok do jego rozwiązania.
Mikołaj Dramowicz zwraca uwagę na kilka istotnych aspektów, których analiza może w znacznym stopniu poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a więc zwiększyć jego produktywność i rentowność:
Środowisko pracy
Coraz więcej mówi się o tym, że warunki, w jakich pracujemy, mają istotny wpływ na jakość naszej pracy. Dlatego tworzenie przyjaznego środowiska, które da pracownikowi poczucie komfortu i motywację do lepszego wykonywania obowiązków służbowych to obecnie jeden z najsilniejszych trendów w projektowaniu lokali i nieruchomości użytkowych. Firmy zatrudniają architektów, którzy urządzają je podchodząc holistycznie do indywidualnych oczekiwań i stylu pracy danego przedsiębiorstwa. Ale produktywność to nie tylko atrakcyjne, kreatywne przestrzenie.
Istotne jest także budowanie dobrej atmosfery przekładającej się na większe zaangażowanie pracowników. Otwarte relacje, współpraca i dobra komunikacja to czynniki, które motywują kadrę i mają pozytywny wpływ, na jakość wykonywanych zadań. Wdrażane technologie coraz mocniej odciążają pracowników od rutynowych i powtarzalnych czynności. Zmieniły one rynek pracy, na którym dzisiaj tak naprawdę pożądane jest analityczne myślenie i kreatywność. Z jednej strony, technologia usprawnia komunikację, ale z drugiej trzeba uważać, żeby nie tworzyła barier. Należy dać ludziom przestrzeń do spotkań twarzą w twarz i rozmów. Coraz częściej na spotkaniach każdy patrzy w swojego laptopa, a to zaprzeczenie nie tylko efektywnej pracy, ale też budowania relacji.
Natłok danych
Współczesne przedsiębiorstwa pracują z coraz większą ilością danych. Wykorzystywanie komputerów do ich generowania i przechowywania to aktualnie norma. Jednak ich manualne wprowadzanie, tworzenie dokumentacji administracyjnej, drukowanie, skanowanie, przesyłanie pocztą elektroniczną – to wszystko może znacząco spowalniać procesy biznesowe, konsumując zasoby finansowe firmy. Co więcej, czynnik ludzki niestety często oznacza ryzyko błędu. Mózg może poświęcić merytorycznemu, twórczemu myśleniu ograniczone zasoby poznawcze, a rozciąganie czasu poświęconego na dane zadanie wyrabia w pracowniku złe nawyki, co odbija się na najbardziej produktywnych godzinach w ciągu dnia. Procesami biznesowymi, których automatyzację szczególnie warto rozważyć są operacje cykliczne, monotonne np. przepływ dokumentów, ściąganie danych z systemów IT, tworzenie z nich excelowych raportów i ich wysyłka e-mailem. Wyobraźmy sobie wirtualnego asystenta zainstalowanego w naszym komputerze, który wykonuje za nas rutynowe zadania, dając nam więcej czasu na rozwiązywanie problemów wymagających kreatywnego podejścia.
Skomplikowane trasy
W firmach produkcyjnych pracownicy codziennie przemierzają całe kilometry. Przemieszczają się i transportują towar na terenie zakładu pomiędzy stanowiskami produkcyjnymi, magazynami, punktami wydawania produktów klientom. Często tracą przy tym czas na samo poszukiwanie towaru lub miejsca, gdzie należy go umieścić. Nierzadko poruszają się po przypadkowych trasach, nadkładając drogi. Można temu zaradzić ustalając optymalną ścieżkę transportową, dzięki czemu pracownicy zyskają czas na inne zadania. Warto też rozważyć wdrożenie rozwiązań technologicznych np. w postaci transportu bezzałogowego.
Czynności operacyjne
Pracownicy produkcji wiele czasu poświęcają na różnego rodzaju operacje: montaż elementów, tworzenie półproduktów, zdejmowanie z maszyn, pakowanie, układanie na palety, itp. Nierzadko brakuje jasnych standardów i instrukcji, co niepotrzebnie wydłuża czas wykonywania poszczególnych czynności i generuje ryzyko błędów, które skutkują kolejną stratą czasu i pieniędzy. Obserwacja każdego z etapów produkcji pozwala zidentyfikować obszary, w których można poprawić organizację pracy, w tym także poprzez zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, np. różnego rodzaju robotów. Zintegrowane z urządzeniem produkcyjnym mogą całkowicie zastąpić fizyczny udział człowieka albo modułowe, które wesprą pracownika w obsłudze istniejących maszyn. Trafnie zidentyfikowane i usprawnione wąskie gardło może przynieść więcej korzyści niż cały program zmian.
Awarie i przeglądy urządzeń
Usterki i konserwacja maszyn to codzienność każdego zakładu produkcyjnego. Pracownicy tracą czas oczekując na naprawę, czyszczenie, rozruch. Wadliwy sprzęt to także ryzyko zniszczenia samych maszyn lub urządzeń obrabiających materiał na kolejnych etapach procesu produkcyjnego. Problemy z tym związane można również wyeliminować lub skrócić do minimum. Często nawet drobna reakcja we wczesnej fazie zapobiegłaby utrudnieniom. Nowoczesne rozwiązania technologiczne dostarczają narzędzi, które kontrolują jednocześnie stan maszyn i jakość produkowanych wyrobów. Przekazywanie informacji na ten temat automatycznie i z odpowiednim wyprzedzeniem może znacząco zmniejszyć liczbę awarii i przestojów linii.
Kontrola jakości
Najczęściej poprawność wykonania wyrobów nadal jest weryfikowana w sposób tradycyjny – pracownicy działu kontroli jakości oglądają pojedyncze wyroby lub ich elementy. Nie jest to jednak najbardziej efektywna metoda. Po pierwsze muszą poświęcić na to dużo czasu, po drugie łatwo o przeoczenia, po trzecie, nawet jeśli mogą korzystać z narzędzi pomiarowych ułatwiających pracę, często nie mają możliwości sprawdzenia całej partii wyprodukowanych wyrobów.
Zautomatyzowane systemy kontroli jakości (wymiarów, wagi, braków, uszkodzeń, itd.) pozwalają sprawdzić nawet do 100% wyrobów.
Optymalizacja to zysk
Aby zwiększyć efektywność wiele firm decyduje się na dedykowane rozwiązania technologiczne. Wszelkie powtarzalne czynności takie, jak wprowadzanie faktur zakupowych, obsługa zamówień, kopiowanie danych pomiędzy systemami, mogą wykonywać roboty przeznaczone do pracy w systemach. Coraz więcej firm sięga po analitykę danych i bazującą na niej sztuczną inteligencję.
Korzyści są widoczne niemal od razu po wdrożeniu. Przede wszystkim, zmniejszeniu ulegają koszty obsługi związane z obiegiem dokumentów, a to oszczędność czasu naszych pracowników. Z kolei wykorzystanie zautomatyzowanych maszyn w warunkach szkodliwych lub nawet tylko uciążliwych dla człowieka zwiększa bezpieczeństwo, pozytywnie wpływa na zdrowie pracowników, ich frekwencję w pracy i produktywność.
– W każdym przedsiębiorstwie są obszary, które można zoptymalizować. Wymaga to jednak analizy, a następnie doboru odpowiednich rozwiązań. Kadry zarządzające przedsiębiorstwem, siłą rzeczy pochłonięte są czuwaniem nad bieżącą działalnością i nie zawsze są w stanie podjąć się tego zadania. Potrzebny jest nie tylko czas, ale i praktyczna wiedzy na temat dostępnych na rynku metod poprawy produktywności. Na szczęście tych ciągle przybywa. Doświadczeni eksperci zewnętrzni potrafią obiektywnie ocenić sposób funkcjonowania firmy, zrewidować istniejące procedury, podpowiedzieć najwłaściwsze rozwiązania zarówno technologiczne, jak i te w zakresie organizacji pracy – podsumowuje Mikołaj Dramowicz z datapax.